تبحث الشركات باستمرار عن طرق أكثر كفاءة للوصول إلى الكفاءات المناسبة وإدارة الوظائف الشاغرة. ويأتي تعهيد التوظيف (Recruitment Outsourcing) كأحد الخيارات التي تتيح للشركات الاستعانة بمزود متخصص لإدارة جزء من عملية التوظيف أو العملية بالكامل.
لكن ما المقصود بتعهيد التوظيف؟ وما الفرق بينه وبين التوظيف الخارجي والتوظيف الداخلي؟ ومتى يكون الاستعانة بمزود متخصص خيارًا مناسبًا للشركة؟
ما هو تعهيد التوظيف (Recruitment Outsourcing)؟
تعهيد التوظيف (Recruitment Outsourcing) هو الاستعانة بمزود خدمات خارجي متخصص لإدارة جزء أو كامل عملية التوظيف نيابةً عن الشركة، بدءًا من تحديد احتياجات التوظيف واستقطاب المرشحين وفرزهم، وصولًا إلى التقييم والمساعدة في اختيار المرشح المناسب، وفقًا لنطاق الخدمة المتفق عليه.
وقد تستعين الشركة بمزود خارجي لإدارة جميع مراحل عملية التوظيف، أو لإسناد مراحل محددة فقط، مثل البحث عن المرشحين وفرز السير الذاتية وإجراء المقابلات الأولية.
ويختلف نطاق الخدمة من شركة إلى أخرى بحسب احتياجات المؤسسة وعدد الوظائف الشاغرة وطبيعة المناصب المطلوب شغلها. وفي بعض الحالات، يمكن أن يكون التعهيد جزءًا من خدمات الموارد البشرية الخارجية التي تستعين بها الشركات لدعم عملياتها الإدارية والتشغيلية.
ما الفرق بين تعهيد التوظيف والتوظيف الخارجي؟
قد يحدث خلط بين مصطلحي تعهيد التوظيف (Recruitment Outsourcing) والتوظيف الخارجي (External Recruitment)، رغم أن لكل منهما معنى مختلفًا.
يشير التوظيف الخارجي إلى البحث عن مرشحين من خارج الشركة لشغل وظيفة شاغرة، بينما يشير تعهيد التوظيف إلى إسناد عملية التوظيف أو جزء منها إلى مزود خدمة خارجي متخصص.
وبالتالي، يمكن للشركة تنفيذ التوظيف الخارجي من خلال فريق الموارد البشرية الداخلي لديها، دون الاستعانة بأي جهة خارجية.
أما في حالة تعهيد التوظيف، فتستعين الشركة بمزود متخصص للمساعدة في إدارة عملية الاستقطاب والتوظيف، سواء بشكل كامل أو في مراحل محددة.
بمعنى آخر، الفرق الأساسي يتعلق بمن يدير عملية التوظيف، وليس فقط بمصدر المرشحين. فقد يبحث فريق الموارد البشرية الداخلي عن موظفين من خارج الشركة، وفي هذه الحالة يكون التوظيف خارجيًا، لكنه ليس بالضرورة تعهيدًا للتوظيف.
ما هو التوظيف الداخلي؟
التوظيف الداخلي (Internal Recruitment) هو شغل الوظائف الشاغرة بالاعتماد على الموظفين والمواهب الموجودة داخل الشركة، بدلًا من البحث عن مرشحين من خارج المؤسسة.
وقد يشمل التوظيف الداخلي:
- الترقيات إلى مناصب أو مسؤوليات أعلى.
- النقل الداخلي بين الوظائف أو الإدارات.
- الإعلان عن الوظائف الشاغرة للموظفين الحاليين.
- الاستفادة من قاعدة المواهب الداخلية.
- برامج إحالة الموظفين والاستفادة من الشبكات الداخلية للمؤسسة.
ويتيح هذا الأسلوب للشركة الاستفادة من خبرات موظفيها ومعرفتهم السابقة بثقافة المؤسسة وطريقة العمل فيها.
الفرق بين تعهيد التوظيف والتوظيف الداخلي
يختلف تعهيد التوظيف عن التوظيف الداخلي في طريقة إدارة عملية الاستقطاب ومصدر المرشحين ونطاق الموارد والخبرات المستخدمة.
ويمكن توضيح أبرز الفروقات على النحو التالي:
- مصدر المرشحين: يعتمد تعهيد التوظيف غالبًا على الوصول إلى المرشحين في سوق العمل الخارجي من خلال مزود متخصص، بينما يعتمد التوظيف الداخلي على الموظفين والمواهب الموجودة داخل الشركة.
- إدارة عملية التوظيف: في حالة التعهيد، يدير مزود خارجي جزءًا من العملية أو العملية بالكامل وفق الاتفاق، بينما يتولى فريق الموارد البشرية الداخلي إدارة عملية التوظيف الداخلي.
- الوصول إلى المواهب: قد يتيح المزود الخارجي الوصول إلى شرائح مختلفة من سوق العمل وقنوات استقطاب متنوعة، في حين يرتبط التوظيف الداخلي بقاعدة المواهب المتاحة داخل المؤسسة.
- التكلفة: تختلف تكلفة تعهيد التوظيف بحسب نطاق الخدمة وعدد الوظائف وطبيعة الاتفاق مع المزود، بينما تشمل تكلفة التوظيف الداخلي رواتب الفريق والأنظمة والوقت والموارد المستخدمة في إدارة العملية.
- السرعة: قد يساعد مزود متخصص على تسريع بعض مراحل التوظيف عندما يمتلك عمليات جاهزة وقاعدة مناسبة من المرشحين، بينما تعتمد سرعة التوظيف الداخلي على موارد فريق الموارد البشرية وحجم العمل.
- الخبرة: يتيح التعهيد إمكانية الاستفادة من خبرات وأدوات متخصصة في الاستقطاب والتوظيف، بينما تعتمد الخبرة المتاحة في النموذج الداخلي على قدرات فريق الشركة.
- المرونة: يمكن الاتفاق مع مزود خارجي على زيادة أو تقليل نطاق الخدمة وفق احتياجات الشركة، بينما ترتبط المرونة في التوظيف الداخلي بالموارد المتاحة للفريق.
ولا يعني ذلك أن أحد الخيارين أفضل دائمًا من الآخر، فالاختيار يعتمد على حجم الشركة واحتياجاتها وعدد الوظائف الشاغرة والموارد المتاحة لديها.
كيف تعمل عملية تعهيد التوظيف؟
تختلف خطوات Recruitment Outsourcing بحسب نطاق الخدمة المتفق عليه بين الشركة ومزود الخدمة، لكنها قد تمر بالمراحل التالية:
1. تحديد احتياجات الشركة
تبدأ العملية بفهم الوظائف التي تحتاج الشركة إلى شغلها، وعدد الموظفين المطلوبين، وطبيعة الأدوار والمسؤوليات.
كما يتم تحديد المهارات والخبرات والمؤهلات المطلوبة لكل وظيفة لضمان وضوح مواصفات المرشح المستهدف.
2. تحديد الوصف الوظيفي والمتطلبات
يعمل مزود الخدمة مع الشركة على فهم متطلبات الوظيفة وصياغة أو مراجعة الوصف الوظيفي عند الحاجة.
وتساعد هذه الخطوة على تحديد مواصفات المرشح المستهدف قبل بدء عملية البحث والاستقطاب.
3. البحث عن المرشحين
بعد تحديد المتطلبات، يبدأ البحث عن المرشحين المناسبين من خلال قنوات الاستقطاب المتاحة، مثل قواعد بيانات المرشحين والمنصات المهنية وشبكات التوظيف وغيرها من المصادر المناسبة.
وقد تستفيد الشركة في هذه المرحلة من استراتيجيات التوظيف التي تساعد على تحديد قنوات الاستقطاب الأكثر ملاءمة لطبيعة الوظائف المطلوبة.
4. فرز السير الذاتية
يتم مراجعة طلبات التوظيف والسير الذاتية ومقارنتها بالمعايير المحددة للوظيفة.
وتهدف هذه المرحلة إلى تحديد المرشحين الذين تتوافق خبراتهم ومهاراتهم مع المتطلبات الأساسية للمنصب.
5. إجراء التقييمات والمقابلات الأولية
بحسب نطاق الخدمة، قد يتولى مزود التوظيف إجراء مقابلات أولية أو بعض التقييمات اللازمة قبل تقديم المرشحين إلى الشركة.
6. تقديم قائمة مختصرة بالمرشحين
بعد الانتهاء من مراحل البحث والفرز الأولي، يمكن تقديم قائمة مختصرة من المرشحين الذين تنطبق عليهم المتطلبات المتفق عليها.
7. دعم الشركة في مرحلة الاختيار
تظل الشركة صاحبة القرار النهائي في اختيار المرشح، بينما يمكن لمزود الخدمة تقديم الدعم والمعلومات اللازمة خلال مراحل التقييم والاختيار بحسب نطاق العمل.
8. متابعة عملية الانضمام
قد تشمل الخدمة متابعة بعض مراحل انضمام الموظف الجديد إلى الشركة، إذا كان ذلك جزءًا من نطاق تعهيد التوظيف المتفق عليه.
ما فوائد تعهيد التوظيف؟
يمكن أن يوفر تعهيد التوظيف عددًا من المزايا للشركات، خاصة عندما تحتاج إلى دعم إضافي في عملية استقطاب المواهب أو تواجه زيادة في حجم التوظيف.
الوصول إلى قاعدة أوسع من المرشحين
قد يساعد الاستعانة بمزود متخصص الشركة على الوصول إلى عدد أكبر من المرشحين المحتملين، والاستفادة من قنوات وقواعد بيانات وشبكات توظيف متنوعة.
وهذا قد يكون مفيدًا عند البحث عن مهارات متخصصة أو وظائف يصعب شغلها بالاعتماد على المصادر الداخلية فقط.
تقليل العبء على فريق الموارد البشرية
يمكن أن يساعد تعهيد بعض مراحل التوظيف في تخفيف المهام التشغيلية عن فريق الموارد البشرية، مما يتيح له التركيز على الجوانب الأخرى المتعلقة بإدارة الموظفين وتطوير بيئة العمل.
وفي الشركات التي تحتاج إلى دعم أوسع، يمكن الجمع بين التعهيد في التوظيف وبعض خدمات الموارد البشرية بحسب طبيعة الاحتياجات والعمليات التي ترغب الشركة في إسنادها.
دعم سرعة عملية التوظيف
عندما تكون لدى مزود الخدمة عمليات وأدوات وقاعدة مرشحين مناسبة، قد يساعد ذلك في تسريع بعض مراحل البحث والفرز والتقييم.
وتظل سرعة التوظيف الفعلية مرتبطة بطبيعة الوظائف وسوق العمل ومدى توفر المرشحين المناسبين.
الوصول إلى خبرات وأدوات متخصصة
قد تستفيد الشركة من خبرات فريق متخصص في الاستقطاب والتوظيف، إلى جانب الأدوات والمنهجيات التي يستخدمها في البحث عن المرشحين وتقييمهم.
المرونة في التعامل مع زيادة احتياجات التوظيف
قد يكون تعهيد التوظيف مناسبًا للشركات التي تمر بفترة توسع أو تواجه زيادة مؤقتة في عدد الوظائف الشاغرة، حيث يمكن الاتفاق على نطاق خدمة يتناسب مع حجم الاحتياج.
تحسين تنظيم ومتابعة عملية التوظيف
يساعد وجود عملية واضحة ومراحل محددة للبحث والفرز والتقييم على تنظيم عملية التوظيف ومتابعة المرشحين بصورة أكثر منهجية.
ما تحديات تعهيد التوظيف؟
رغم المزايا المحتملة، فإن Recruitment Outsourcing قد يواجه بعض التحديات التي ينبغي للشركة أخذها في الاعتبار قبل اختيار مزود الخدمة.
اختيار مزود الخدمة المناسب
تختلف خبرات وقدرات مزودي خدمات التوظيف، لذلك من المهم اختيار جهة لديها خبرة تتناسب مع طبيعة القطاع والوظائف التي تحتاج الشركة إلى شغلها.
كما يمكن للشركة الاستفادة من أدلة ومحتوى متخصص حول استشارات الموارد البشرية لفهم الفروق بين خدمات الاستشارات والتوظيف والتعهيد قبل اتخاذ القرار.
ضرورة وضوح متطلبات الوظائف
كلما كانت متطلبات الوظيفة والوصف الوظيفي غير واضحة، زادت صعوبة الوصول إلى المرشحين المناسبين.
لذلك يجب الاتفاق منذ البداية على المهارات والخبرات والمؤهلات المطلوبة ومعايير تقييم المرشحين.
تحديات التواصل
يتطلب العمل مع مزود خارجي وجود قنوات واضحة للتواصل وتحديد المسؤوليات والمواعيد وآلية تقديم التقارير والتحديثات.
سرية بيانات المرشحين
تتضمن عملية التوظيف التعامل مع بيانات ومعلومات خاصة بالمرشحين، ولذلك يجب أن تكون مسؤوليات الأطراف المتعلقة بالتعامل مع البيانات والسرية واضحة ضمن ترتيبات الخدمة.
تحديد مسؤوليات كل طرف
من المهم تحديد المراحل التي يديرها مزود الخدمة والمراحل التي تظل مسؤولية فريق الشركة، خاصة فيما يتعلق بالمقابلات النهائية والقرار الوظيفي والانضمام إلى العمل.
متى تحتاج الشركة إلى تعهيد عملية التوظيف؟
لا تحتاج كل الشركات بالضرورة إلى تعهيد عملية التوظيف، لكن الاستعانة بمزود متخصص قد تكون خيارًا مناسبًا في بعض الحالات، مثل:
- وجود عدد كبير من الوظائف الشاغرة في وقت واحد.
- التوسع السريع في حجم الأعمال.
- صعوبة العثور على مرشحين يمتلكون مهارات متخصصة.
- عدم وجود فريق موارد بشرية متخصص في التوظيف.
- حاجة الإدارة إلى تقليل الوقت الذي تستغرقه العمليات التشغيلية للتوظيف.
- التوسع في سوق أو دولة جديدة.
- الحاجة إلى دعم مؤقت خلال فترة ارتفاع حجم التوظيف.
ويعتمد القرار في النهاية على حجم الاحتياج والموارد الداخلية وطبيعة الوظائف والنتائج التي تتوقع الشركة تحقيقها من الاستعانة بمزود خارجي.
كيف تختار شركة تعهيد توظيف مناسبة؟
اختيار مزود Recruitment Outsourcing مناسب لا يعتمد على السعر فقط، وإنما على مدى توافق خدماته وخبرته مع احتياجات الشركة.
ومن أهم النقاط التي يمكن أخذها في الاعتبار:
الخبرة في مجال الشركة
يفضل البحث عن مزود لديه خبرة في القطاعات أو أنواع الوظائف التي تحتاج الشركة إلى شغلها، خاصة إذا كانت الوظائف تتطلب مهارات متخصصة.
نطاق الخدمات
يجب معرفة ما إذا كان المزود يقدم عملية التوظيف كاملة أم مراحل محددة فقط، مثل الاستقطاب وفرز السير الذاتية والمقابلات الأولية.
منهجية البحث عن المرشحين
من المهم فهم القنوات والأدوات التي يعتمد عليها المزود للوصول إلى المرشحين، وكيفية فرزهم وتقييم مدى توافقهم مع متطلبات الوظائف.
آلية التواصل والمتابعة
ينبغي الاتفاق على طريقة تقديم التحديثات والتقارير، والمسؤوليات التي تقع على الشركة والمزود خلال كل مرحلة من مراحل التوظيف.
المرونة وقابلية التوسع
إذا كانت احتياجات الشركة تتغير من فترة إلى أخرى، فقد تكون القدرة على زيادة أو تقليل نطاق الخدمة عاملًا مهمًا عند اختيار مزود التوظيف.
كيف يساعد تعهيد التوظيف الشركات على تحسين عملية التوظيف؟
يمكن أن يساهم تعهيد التوظيف في تنظيم عملية استقطاب المواهب من خلال توزيع المهام بوضوح بين الشركة ومزود الخدمة.
كما يمكن أن يساعد في الوصول إلى المرشحين وفرزهم وتنظيم المراحل الأولية من عملية التوظيف، خصوصًا عندما يكون لدى الشركة عدد كبير من الوظائف الشاغرة أو فريق موارد بشرية محدود.
وبدلًا من أن يتحمل فريق الموارد البشرية جميع مراحل البحث عن المرشحين وفرز الطلبات، يمكن إسناد بعض هذه المهام إلى فريق متخصص، بينما تحتفظ الشركة بدورها في تقييم المرشحين واتخاذ قرارات التوظيف النهائية.
وهذا يجعل تعهيد التوظيف خيارًا يمكن دمجه مع فريق الموارد البشرية الداخلي، وليس بالضرورة بديلًا كاملًا عنه.
ما الفرق بين Recruitment Outsourcing وHR Outsourcing؟
Recruitment Outsourcing يركز على عملية التوظيف واستقطاب المرشحين وإدارة مراحل محددة من رحلة التوظيف، وفقًا لنطاق الخدمة المتفق عليه.
أما HR Outsourcing فهو مفهوم أوسع يمكن أن يشمل مجموعة متنوعة من خدمات الموارد البشرية، مثل إدارة بعض العمليات الإدارية للموظفين والتعويضات والمزايا أو غيرها من وظائف الموارد البشرية بحسب نموذج الخدمة.
وبالتالي، يمكن اعتبار تعهيد التوظيف أحد أنواع الخدمات التي يمكن إسنادها إلى مزود خارجي، بينما يمتد HR Outsourcing إلى نطاق أوسع من عمليات الموارد البشرية.
التوظيف ضمن مراكز الخدمات المشتركة
يمكن أن تكون عمليات التوظيف أيضًا جزءًا من الوظائف التي تتم إدارتها مركزيًا داخل مركز الخدمات المشتركة (SSC)، خصوصًا في المؤسسات التي لديها عمليات وفرق متعددة.
ويتيح نموذج الخدمات المشتركة تنظيم بعض عمليات الموارد البشرية وتقديمها بصورة مركزية لمجموعة من وحدات أو فروع المؤسسة، بما في ذلك بعض عمليات التوظيف والفرز والمقابلات الأولية، كما يوضح مفهوم مركز الخدمات المشتركة (SSC).
لذلك، فإن تعهيد التوظيف ومراكز الخدمات المشتركة يمثلان نموذجين مختلفين لإدارة العمليات، ويمكن اختيار النموذج الأنسب وفقًا لهيكل الشركة واحتياجاتها التشغيلية.
كيف تساعد Hauberk Consulting في التوظيف؟
يمكن أن تساعد Hauberk Consulting الشركات التي تحتاج إلى دعم متخصص في عمليات الاستقطاب والتوظيف من خلال حلول تتناسب مع احتياجاتها وحجم عملياتها.
ويعتمد نطاق الدعم على متطلبات الشركة، فقد يشمل بعض مراحل عملية التوظيف مثل البحث عن المرشحين وفرز السير الذاتية والتقييمات الأولية، أو يمتد إلى نطاق أوسع وفقًا للخدمة المتفق عليها.
كما يمكن أن يكون هذا النموذج مناسبًا للشركات التي تحتاج إلى دعم في فترات التوسع أو عند زيادة عدد الوظائف الشاغرة، مع بقاء القرارات النهائية المتعلقة بالتوظيف لدى الشركة.
وفي الحالات التي تبحث فيها الشركة عن نموذج تعهيد أوسع، يمكن أيضًا دراسة خدمات التعهيد بشكل عام، ومقارنتها بنطاق تعهيد التوظيف المطلوب.
الأسئلة الشائعة
ما هو Recruitment Outsourcing؟
Recruitment Outsourcing أو تعهيد التوظيف هو إسناد جزء أو كامل عملية التوظيف إلى مزود خدمة خارجي متخصص، وفقًا لنطاق الخدمات المتفق عليه مع الشركة.
ما الفرق بين Recruitment Outsourcing وInternal Recruitment؟
يعتمد Recruitment Outsourcing على الاستعانة بمزود خارجي لإدارة جزء أو كامل عملية التوظيف، بينما يعتمد Internal Recruitment على البحث عن المواهب داخل الشركة والاستفادة من الموظفين الحاليين لشغل الوظائف الشاغرة.
هل تعهيد التوظيف مناسب للشركات الصغيرة؟
قد يكون مناسبًا لبعض الشركات الصغيرة عندما لا يتوفر لديها فريق متخصص في التوظيف أو عندما تحتاج إلى الوصول إلى عدد أكبر من المرشحين دون توسيع مواردها الداخلية، ويعتمد ذلك على حجم احتياجاتها وطبيعة الوظائف.
هل تعهيد التوظيف يقلل تكلفة التوظيف؟
ليس بالضرورة في جميع الحالات. تختلف التكلفة بحسب نطاق الخدمة وعدد الوظائف وطبيعة التوظيف، كما يجب مقارنة تكلفة الخدمة بالموارد والوقت الذي كانت الشركة ستخصصه لإدارة العملية داخليًا.
متى تحتاج الشركة إلى الاستعانة بمزود توظيف خارجي؟
قد تحتاج الشركة إلى مزود توظيف خارجي عند وجود عدد كبير من الوظائف الشاغرة، أو التوسع السريع، أو صعوبة العثور على كفاءات متخصصة، أو عدم توفر فريق داخلي قادر على إدارة حجم التوظيف المطلوب.
هل يمكن تعهيد جزء فقط من عملية التوظيف؟
نعم. يمكن للشركة الاتفاق مع مزود الخدمة على إسناد مراحل محددة فقط، مثل البحث عن المرشحين وفرز السير الذاتية والمقابلات الأولية، مع احتفاظ فريق الشركة بباقي مراحل عملية التوظيف.
ما الفرق بين Recruitment Outsourcing وHR Outsourcing؟
Recruitment Outsourcing يركز على عمليات الاستقطاب والتوظيف، بينما يشير HR Outsourcing إلى نطاق أوسع من خدمات الموارد البشرية التي يمكن إسنادها إلى مزود خارجي.
الخلاصة
تعهيد التوظيف (Recruitment Outsourcing) هو إسناد جزء أو كامل عملية التوظيف إلى مزود خدمة خارجي متخصص، ويمكن أن يساعد الشركات في الوصول إلى المرشحين وتنظيم مراحل الاستقطاب والفرز والتقييم وفقًا لنطاق الخدمة المتفق عليه.
ويختلف تعهيد التوظيف عن التوظيف الخارجي (External Recruitment)؛ فالأول يتعلق بمن يدير عملية التوظيف، بينما يشير الثاني إلى البحث عن مرشحين من خارج الشركة.
كما يختلف كلاهما عن التوظيف الداخلي الذي يعتمد على المواهب والموظفين الموجودين داخل المؤسسة.
ولا يوجد نموذج واحد يناسب جميع الشركات، إذ يعتمد الاختيار بين إدارة التوظيف داخليًا أو الاستعانة بمزود خارجي على حجم الشركة واحتياجاتها وعدد الوظائف الشاغرة والموارد المتاحة لديها.
هل تحتاج إلى دعم في عملية التوظيف؟
إذا كانت شركتك تواجه صعوبة في الوصول إلى الكفاءات المناسبة أو تحتاج إلى توسيع عملية التوظيف، يمكن لفريق Hauberk Consulting مساعدتك في إدارة عملية الاستقطاب والتوظيف وفقًا لاحتياجات عملك.
تواصل معنا لبحث احتياجات التوظيف المناسبة لشركتك.
